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Ergebnisse der Simulationsstudie “Ersetzendes Scannen” veröffentlicht

Die Simulationsstudie wurde von der DATEV eG zusammen mit der Projektgruppe Verfassungsverträgliche Technikgestaltung (provet) im Forschungszentrum für Informationstechnik-Gestaltung (ITeG) der Universität Kassel durchgeführt. Jetzt wurde der durch Herrn Prof. Dr. Roßnagel und Frau Maxi Nebel verfasste Abschlussbericht vom 30. Januar 2014 veröffentlicht.

Ziel der im Hebst 2013 durchgeführten Studie war es, gescannte Papierdokumente als Beweismittel vor Gericht zu erproben. Die mündlichen Verhandlungen der simulierten Gerichtsverfahren fanden am 28. und 29. Oktober 2013 statt.

Die Problematik

Die Digitalisierung von Dokumenten durch das Scannen ist das Lebenselixier für die elektronische Akte. Um das Führen einer Digital- und einer Papierakte zu vermeiden und um hierdurch Kosten einzusparen, soll es im besten Fall möglich sein, das Papierdokument nach dem erfolgreichen Scannen zu vernichten und so durch das digitale Dokument vollständig zu ersetzen. Ein wesentliches Problem für die Anwendung in der Praxis ist allerdings die Frage, welchen Beweiswert den digitalen Dokumenten zugestanden wird. Gerichtsentscheidungen hierzu sind noch nicht existent und auch die TR Resiscan kann als technische Richtlinie nur einen Grundstein dafür legen, dass durch die Einhaltung der dort genannten Standards und Scanvorgänge Rechtssicherheit auf diesem Gebiet in der Praxis entstehen kann.

Durchführung der Simulationsstudie – Scanprodukt als streitentscheidendes Beweismittel

In 14 simulierten Gerichtsverfahren wurde der Versuch unternommen, den tatsächlichen Beweiswert von Scanprodukten in Erfahrung zu bringen und durch die Verfahren Erkenntnisse darüber zu erhalten, wie Gerichte die Scanprodukte würdigen und anerkennen. Sieben Verfahren wurden vor einem Finanzgericht und sieben weitere Verfahren vor einem Zivilgericht verhandelt. In den Verfahren war das gescannte Dokument das streitentscheidende Beweismittel. Als sachverständige Testpersonen fungierten Berufsrichter, Rechtsanwälte und Gutachter. Es wurde versucht, die Prozesse so nah wie nur möglich einem realen Verfahren gleichzustellen.  Aus diesem Grunde waren in den Verfahren als Kläger und Beklagte Privatpersonen, Kleinunternehmer, Großunternehmer, die DATEV und Finanzämter eingesetzt. Die Scanprodukte wurden in unterschiedlichen Konstellationen erstellt:

  • privat durch den Aufbewahrungspflichtigen,
  • durch den beauftragten Steuerberater,
  • durch einen externen Dienstleister,
  • durch die Poststelle in einem Unternehmen und
  • durch die DATEV.

Schwerpunkte setzte die Studie dort, wo die TR Resiscan Empfehlungen enthält, wie beispielsweise Fragen zur Schutzbedarfsanalyse, zur Eigenart von eingescannten Papierdokumenten (Mehrfarbigkeit, Klebezettel etc.), sowie zur Verwendung von elektronischen Signaturen und Zeitstempeln und der Einhaltung von organisatorischen Vorgaben.

ersetzendes Scannen grafik

Quelle: DATEV eG

Die Ergebnisse der Studie im Überblick

(übernommen aus dem Abschlussbericht S. 4)

  • Ersetzend gescannte elektronische Dokumente werden von den Gerichten grundsätzlich als Beweismittel anerkannt. Ein vergleichbarer Beweiswert gescannter Dokumente mit dem Papieroriginal kann erreicht werden
  • Nachweisbare, lückenlose Prozessplausibilität auf Basis standardisierter (Scan-)Verfahren ermöglicht eine erfolgreiche Beweisführung.
  • Der Nachweis der Echtheit eines Scanprodukts ist sowohl mittels System- als auch Dokumentenschutz möglich.
  • Ein früher Zeitpunkt des Scannens sowie die Durchführung des Scanprozesses durch einen Dritten erleichtern die Beweisführung, weil dann zu diesem Zeitpunkt oft noch kein Manipulationsinteresse vorgelegen haben kann.
  • Zeitstempel oder ein vom Beweisführer unabhängiges Dokumentenmanagementsystem sind zum Nachweis des Scanzeitpunkts zwingend erforderlich, wenn der Nachweis des Scanzeitpunkts entscheidend ist.
  • Eine Schutzbedarfsanalyse der zu scannenden Dokumente muss sorgfältig durchgeführt werden und die Praxis der Beweiswürdigung der Gerichte berücksichtigen.
  • Die Nachbearbeitung eines Scanprodukts kann notwendig sein, um die gesetzlichen Anforderungen einer bildlichen Übereinstimmung des Scanprodukts mit dem Original zu erfüllen.
  • Bereits vorhandene Mängel eines Papieroriginals können nicht durch das Scannen geheilt werden.
  • Ersetzendes Scannen nach der TR RESISCAN bietet an hohes Maß an Beweissicherheit.
  • Ein Zertifikat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zur TR-RESISCAN erleichtert die Beweisführung vor Gericht.
  • Das Nachforschen nach Motiven, Gelegenheiten und Mitteln bestimmt die richterliche Prüfung zur Unverfälschtheit des gescannten Dokuments.

Inhalt des Abschlussberichtes

Der Abschlussbericht unterrichtet über die Methode und die Organisation der Simulationsstudie sowie über den Inhalt und Ausgang der Verfahren. In der Auswertung geht der Abschlussbericht unter anderem auf die Beweisführung sowie technische und organisatorische Maßnahmen (bspw. Zeitpunkt des Scannens, Schutzbedarfsanalyse, Klebezettel, Nachbearbeitung, Beweiswert des Scanproduktes, System- und Dokumentenschutz) ein. Abschließend wird in den rechtspolitischen Anmerkungen besprochen, dass die Simulationsstudie die Vorschriften der Zivilprozessordnung zum elektronischen Rechtsverkehr einem Praxistest unterziehen konnten. So fanden in den Urteilen nicht nur die §§ 371a (Beweiskraft elektronischer Dokumente) und 371b ZPO  (Beweiskraft gescannter öffentlicher Urkunden) Anwendung, sondern auch  die dann gegebenenfalls entsprechend anzuwendenden Vorschriften zum Beweis durch Urkunden in den §§ 415 ff. ZPO. In diesem Zusammenhang spielte auch § 444 ZPO eine Rolle,  da durch die Vernichtung einer Originalurkunde der Tatbestand der  Beweisvereitelung erfüllt sein kann.

Zeitstempel haben große Bedeutung

In der Studie hat sich zudem gezeigt, dass dem Zeitstempel zur Bestätigung des Scanzeitpunktes eine erhebliche Bedeutung zukommt, da der Zeitpunkt des Scannens vor allem für die Ermittlung des Fälschungsinteresses ausschlaggebend sein kann. Die Auswertung weist darauf hin, dass weder im E-Justice-Gesetz noch im E-Government-Gesetz noch in den sonstigen Vorschriften zum elektronischen Rechtsverkehr in der ZPO der Zeitstempel eine Erwähnung findet. Die Studie empfiehlt daher, dass der Gesetzgeber die Bedeutung einer unabhängigen Zeitquelle auch in den Vorschriften des elektronischen Rechtsverkehrs zum Ausdruck bringt.

Fazit

Die Studie und der jetzt veröffentlichte Abschlussbericht sind unverzichtbare Erkenntnismittel für die Beurteilung des Beweiswertes der Scanprodukte. Für die Praxis gibt es nun erste Erfahrungen, die wesentlich zu einem Abbau von Skepsis bei der Anwendung der elektronischen Akte und einer Sensibilisierung auf Problembereiche des ersetzenden Scannens beitragen.

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